드라마 [보물섬] 주인공인 '서동주'(박형식)은 회장 비서로 최고의 커리어를 완성하게 된다. 회장의 측근에서 비자금을 만드는 데 큰 역할을 하지만 이로인해 제거 대상이 되지만 죽음의 문턱에서 살아 돌아와 복수를 시작하는 것으로 본격적인 스토리가 시작된다. 회장의 최측근에서 일하는 부분에 있어서 많은 관심이 집중되는 직업으로, 오늘은 과연 회장 비서는 어떻게 되는지 취업 준비생을 위해 가이드를 작성해 보았다.
회장 비서는 기업 내 최고 경영자를 보좌하며 중요한 역할을 수행하는 직업입니다. 많은 취업 준비생들이 관심을 갖고 있지만, 구체적으로 어떤 업무를 수행하는지, 어떻게 준비해야 하는지에 대한 정보가 부족한 경우가 많습니다. 이 글에서는 회장 비서의 주요 역할, 필요한 역량, 취업을 위한 준비 방법까지 상세하게 안내해드립니다.
회장 비서의 주요 업무와 역할
회장 비서는 단순한 일정 관리자가 아니라, 기업의 핵심적인 의사결정을 지원하는 중요한 역할을 담당합니다. 다음은 회장 비서의 주요 업무입니다.
1. 일정 및 스케줄 관리
회장의 일정을 체계적으로 정리하고 조율하는 것은 기본적인 업무입니다. 회의 일정, 출장 계획, 중요한 미팅 등을 관리하며, 일정이 겹치지 않도록 조정하는 능력이 필요합니다.
2. 문서 및 데이터 관리
회사 내외부의 문서, 보고서, 이메일 등을 정리하고 관리합니다. 중요한 정보를 빠르게 검색하고 정리하는 능력이 요구되며, 필요에 따라 문서를 직접 작성하거나 검토하는 역할도 수행합니다.
3. 의전 및 미팅 준비
회장이 참석하는 각종 회의 및 행사에서 원활한 진행을 지원합니다. 미팅의 아젠다를 준비하고 회의 내용을 기록하는 것은 물론, 필요할 경우 참석자들과 사전 조율도 해야 합니다.
4. 대외 커뮤니케이션 및 연락 업무
기업 내외부의 다양한 관계자들과 원활한 커뮤니케이션을 수행합니다. 주요 고객, 협력사, 정부 기관 등과의 소통을 담당하며, 회장의 지시사항을 정확하게 전달하는 것이 중요합니다.
5. 비서 업무 외 추가적인 역할 수행
경우에 따라 회장의 개인적인 업무를 돕는 경우도 있습니다. 예를 들어 출장 시 숙소 예약, 교통편 마련, 프레젠테이션 자료 준비 등이 포함될 수 있습니다.
회장 비서에게 필요한 핵심 역량
회장 비서는 단순한 보조 업무를 넘어서, 회사의 전략적 의사결정을 돕는 역할까지 수행해야 합니다. 따라서 다음과 같은 역량이 필수적입니다.
1. 높은 수준의 커뮤니케이션 능력
회장과 임원진, 외부 관계자들과 원활하게 소통해야 하기 때문에 뛰어난 언어 능력이 필요합니다. 특히 이메일 작성, 보고서 작성, 전화 응대 등의 업무가 많아 비즈니스 매너를 갖춘 소통 능력이 중요합니다.
2. 시간 관리 및 멀티태스킹 능력
다양한 업무를 동시에 수행해야 하므로, 빠르고 정확한 업무 처리 능력이 필요합니다. 우선순위를 정하고 업무를 체계적으로 수행하는 것이 중요한 역량입니다.
3. 문제 해결 능력
예상치 못한 일정 변경, 긴급한 상황 발생 시 신속하게 대처할 수 있어야 합니다. 회장의 일정이 변동될 경우, 대체 방안을 빠르게 마련하고 효과적인 해결책을 제시할 수 있어야 합니다.
4. 비즈니스 매너와 높은 책임감
회사의 대표를 보좌하는 역할이므로, 항상 예의 바르고 신뢰를 줄 수 있는 태도가 필요합니다. 또한 회사의 기밀 정보를 다루는 경우가 많기 때문에 높은 윤리의식과 책임감이 필수적입니다.
5. 외국어 능력 (특히 영어)
글로벌 기업의 회장 비서라면 외국어 능력이 필수적입니다. 해외 출장, 외국 고객 응대, 글로벌 네트워킹 행사 등을 지원하려면 영어 및 제2외국어 능력이 요구됩니다.
회장 비서 취업을 위한 준비 방법
회장 비서는 전문성이 필요한 직업이기 때문에, 체계적인 준비가 필요합니다. 다음은 취업을 위해 준비해야 할 사항들입니다.
1. 관련 전공 및 자격증 취득
회장 비서는 특정 전공이 필수는 아니지만, 경영학, 행정학, 비서학, 호텔경영학 전공자가 유리할 수 있습니다. 그리고 다음과 같은 자격증이 있으면 취업에 도움이 됩니다.
- 비서 1급/2급 자격증 (한국산업인력공단)
- MOS (Microsoft Office Specialist)
- CS Leaders (서비스경영자격)
- TOEIC, TOEFL, JLPT 등 어학 자격증
2. 컴퓨터 활용 능력 강화
문서 작성, 일정 관리, 데이터 분석 등을 위해 MS Office(엑셀, 파워포인트, 워드)와 같은 프로그램을 능숙하게 다룰 줄 알아야 합니다.
3. 업무 경험 쌓기
신입으로 바로 회장 비서가 되기는 어렵기 때문에, 일반 비서직, 행정 업무, 경영 지원 등의 경험을 쌓는 것이 중요합니다. 인턴이나 계약직 근무를 통해 실무 경험을 확보하는 것도 좋은 방법입니다.
4. 면접 준비 및 자기소개서 작성
면접에서는 빠른 상황 판단 능력, 커뮤니케이션 능력, 서비스 마인드를 평가하는 경우가 많습니다. 또한 자기소개서에서는 신뢰성과 책임감을 강조하는 것이 중요합니다.
5. 네트워킹 및 인맥 활용
회장 비서 채용은 공개 채용보다 내부 추천이나 네트워킹을 통한 채용이 많은 편입니다. 따라서 관련 업계의 인맥을 넓히고, 취업 커뮤니티, 기업 설명회 등에 적극적으로 참여하는 것이 도움이 됩니다.
결론: 회장 비서로의 도전, 철저한 준비가 필요하다
드라마[보물섬]속에서 주인공 '서동주'(박형식)은 외모, 두뇌, 경호 능력까지 굉장한 능력을 가진 인물로 등장합니다. 회장의 비서실로 많은 분들이 외모에 집중하여 준비를 하는 것도 사실이지만 오늘 자세히 알아본 결과 책임감 뿐만아니라 여러 자격증이 많이 필요한 것으로 보입니다. 많은 노력이 필요하고 이에 따른 시간도 필요해 보입니다.
회장 비서는 단순한 사무직이 아니라, 기업 운영의 핵심을 지원하는 중요한 직업입니다. 높은 수준의 업무 능력과 책임감을 요구하지만, 그만큼 보람과 성장 가능성이 큰 직업이기도 합니다. 체계적인 준비를 통해 실력을 쌓고, 경력과 네트워크를 넓힌다면 충분히 도전할 수 있습니다. 철저한 준비와 적극적인 자세로 회장 비서의 길을 개척해 보세요!